Management of Nonconforming Materials (NCM) and Supplier Complaints

培训模块：不合格物料（NCM）与供应商投诉的管理

1. 学习目标

在 cGMP 生产这一高风险环境中，确立清晰的学习目标是一项战略必要。这些目标是员工就绪的基础蓝图，确保每位团队成员都具备维护我们质量管理体系（QMS）所需的技术能力。通过精确界定学员必须掌握的内容，我们从被动观察过渡到主动合规，在风险到达生产线之前加以缓解。

完成本模块后，参与者将能够：

• 识别 有缺陷、受污染、过期或与采购订单和规格不符的物料。
• 区分 正式调查、非正式调查与“简单、可纠正的”文件解决方案。
• 执行 在发现外部包装损坏或可疑物料时立即采取的必要行动。
• 记录 不合格物料评估（NCMA），通过评价范围，包括具体的物料主数据编号和供应商批次。

掌握这些目标是保护厂区SISPQ（安全性、特性、规格、纯度和质量）的主要机制。当我们准确识别并隔离不合格物料时，我们确保药品的特性和纯度保持不受损害。正是这种技术熟练度使我们的设施能够以保护患者健康和维持运营许可所需的纪律运作。

这些目标不仅仅是理论目标；它们是您每天在生产现场用来确保物料完整性的实用工具。

2. 这在现场为何重要

在无菌生产环境中，污染控制是物料完整性的基石。进入我们工艺的每个组件、容器和密封件都必须经过审查，以确保其符合我们的严格标准。如果起始物料的完整性受损，整批的无菌性和安全性就会面临风险。本 SOP 充当主要屏障，防止不合标准的物料进入生产流。

未能识别不合格物料的后果是严重的。无论是已过期到货的物料、疑似假冒的物品，还是密封被刺破的料桶，这些缺陷都代表着对患者的直接威胁。使用在不当条件下贮存或未能如所述发挥作用的物料，可能导致不符合安全规格的掺假产品。

本程序在无菌生产工作流程中充当最终把关人。通过尽早识别差异，我们防止杂质或异物被引入原料药。当前资料未涵盖本 SOP 失败时的具体临床患者安全后果，但运营现实是，每一处未被检测到的不符合项都是整个厂区的潜在失败点。

要有效执行这一角色，您必须熟练运用用于记录和沟通质量偏差的技术语言。

3. 关键术语与定义

精确的术语是 cGMP 环境中的“合规语言”。清晰的定义确保在与质量保证或外部供应商沟通时没有歧义。

• 现行良好生产规范（cGMP）： 为确保产品符合安全性、特性、规格、纯度和质量（SISPQ）要求而遵循的实践。
• 污染： 在生产、取样、包装、贮存或运输期间，杂质（化学、微生物或异物）被意外引入物料之中或之上。
• 企业资源规划（ERP）： 用于整合和管理采购和库存等核心业务领域的软件系统（例如 ERP）。
• 正式调查： 一种结构化审查，通常涉及检测或照片，由供应商或设施发起，得出根本原因和行动计划。
• 简单、可纠正的： 一种解决方案，其中文件可在通知供应商后被修正或提供书面解释，而无需额外调查。
• 非正式调查： 对文件的行政审查，可在短时间内（即 < 10 个工作日）完成。
• 不合格物料（NCM）： 任何不符合 SOP、采购订单或本程序范围中所述规格的物料或物品。
• 不合格物料评估（NCMA）： 报告的一个特定章节，用于记录对范围、防止使用的行动以及 NCMR 分级（次要、主要、关键）的评价。
• 不合格物料报告（NCMR）： 用于从头至尾记录调查细节的工作文件或 QMS 记录。
• 观察者： 首先识别出 NCM 的个人；此人是质量链中第一个也是最关键的环节。
• 供应商投诉： 为管理不合格物料或服务而开立的质量记录的全球性术语。
• QMS 供应商质量管理（QMS SQM）： 用于跟踪和趋势分析供应商质量历史及投诉的全球电子数据库。

观察者是本流程中最重要的角色。无论您身处生产、进厂质量控制还是物料管理，您对缺陷的初始识别是质量系统的唯一触发条件。没有观察者，QMS 就无法保护产品。这些定义为发现不符合项时您必须采取的具体步骤提供了框架。

4. 程序分步说明

严格遵守连续步骤对于防止“可疑”物料变为“掺假”产品是必需的。未能遵循这一顺序可能导致受损物料在无菌灌装中被意外使用。

1. 立即识别与联系： 一旦发现损坏——如渗漏的料桶、被刺破的袋子或在有效期后收到的物料——观察者必须立即联系质量保证供应链（QASC）。
   • 重要原因： 即时通知确保物料在被移入生产区之前在系统中和现场被“标记”。
2. 维持贮存条件： 观察者必须确保受损或可疑物料在等待决定期间保持在其所需的贮存条件（例如，特定温度/湿度）下。
   • 重要原因： 如果某物料需要冷藏，即使其疑似不合格，也必须保持冷藏；不这样做会增加第二层降解。
3. QASC 实物检查： QASC 检查包装，以确定损坏是否达到正式不符合项的程度，还是仅为外观瑕疵。
   • 重要原因： 这一专家判定可防止因表面包装擦痕而采取不必要的“拒收”行动，同时确保内部完整性得到维持。
4. 已接受外部损坏的标记： 如果 QASC 判定仅外部包装受损且物料本身安全，他们会贴上带有其姓名缩写的“QA 接受”标签。
   • 重要原因： 这向所有人员提供清晰的视觉信号，表明该物料已经过审核并被批准使用。
5. NCMA 的执行（范围确定）： QASC 必须通过考虑以下方面来评价问题的程度：
   • 它是否影响整个批次？
   • 同一供应商批次当前是否在库存中？
   • 该问题是否适用于同一物料主数据编号的所有批次？
   • 该问题是否适用于同一供应商的其他物料（例如，系统性的无菌失败）？
   • 重要原因： 此步骤可防止单个缺陷单元掩盖可能影响多个批次或产品线的更大的系统性问题。

指令中引用了监管引用（例如 21 CFR Part 211、Annex 1），但当前资料未涵盖具体逐字文本。

一旦物料被隔离且范围被确定，流程便进入文件记录和监督阶段，在此它成为供未来审计使用的记录。

5. 审计员或检查员关注的要点

监管调查员核实厂区“言行一致、所记即所做”。他们寻找清晰、可追溯的“文件追踪”，以证明每一项不符合项都以所需的严格程度处理并记录在 QMS 中。

审计员核对清单：

• NCMR/SCR 可追溯性： 对于每一个识别出的缺陷，是否有一份完整的五至六位数供应商投诉记录？
• 根本原因准确性： 是否有逻辑性根本原因指定的证据（例如，如果因设备故障而缺少夹具则为“机器”），以跟踪供应商绩效？
• 调查及时性： 所有非正式的行政审查是否都在少于 10 个工作日内完成？
• 标记合规： 所有具有外观外部损坏的物料上是否都有 QASC 签注姓名缩写的“QA 接受”标签？
• 审查彻底性： 供应商调查审查是否显示“处理具体不符合项、根本原因或潜在根本原因以及所承诺的纠正和/或预防措施的证据”？

虽然该系统稳健，但人的因素——我们的质量文化——才是确保这些记录准确的关键。

6. 常见错误及如何避免

Zentrum24 以其“质量文化”为荣，在这种文化中，在错误成为偏差之前识别它们是专业人员的标志。

• 延迟通知： 等到班次结束才报告被刺破的密封或可疑物品。
  • 专业提示： 立即报告。在 cGMP 中，“稍后”往往为时已晚。如果您看到它，立即告知 QASC。
• 贮存疏忽： 在等待 QASC 期间，即使物料需要冷链贮存，仍将可疑容器移至常温装运码头。
  • 专业提示： 环境要求在调查期间不会停止。在做出最终处置之前，将物料保持在其所需的贮存条件下。
• 忽视有效期： 假定如果物料已过期，仓库就不会收货。
  • 专业提示： 收货时始终对照当前日期核实有效期。过期物品按定义即属不符合项。
• 假定的“简单”修复： 在不通知 QASC 或不记录变更的情况下纠正供应商的文件错误。
  • 专业提示： 即使是“简单、可纠正的”问题也必须通过适当的通知流程进行处理，以确保供应商质量历史在 QMS 中得到准确跟踪。

7. 知识检查

本评估确保您已达到本模块的最低胜任能力要求。

问题：

1. 选择题： 哪个术语描述了文件错误可通过书面解释解决而无需进一步调查的情形？a) 正式调查 b) NCMA c) 简单、可纠正的 d) 非正式调查
2. 选择题： 如果 QASC 正在评价某问题是否适用于同一物料的所有批次，他们检查的具体标识符是什么？a) 观察者的姓名 b) 物料主数据编号 c) 仓库料位号 d) 采购订单日期
3. 选择题： “非正式调查”所要求的时限是多少？a) < 10 个工作日 b) 30 个日历日 c) 恰好 2 周 d) 5 个工作日
4. 简答题： 界定与原材料或原料药相关的“污染”。
5. 简答题： 如果供应商调查得出结论认为“缺少夹具”是由“机器问题”引起的，则必须指定哪个具体的根本原因来跟踪绩效？

答案要点：

1. c) 简单、可纠正的。 这些是不需要结构化调查的行政修复。
2. b) 物料主数据编号。 这用于确定该问题是否对该特定物料类型具有系统性。
3. a) < 10 个工作日。 SOP 将其界定为行政审查的短时段。
4. 答案： 在生产、贮存或运输期间，杂质（化学、微生物或异物）被意外引入物料之中或之上。
5. 答案： “机器”。必须根据调查结论（例如，机器、物料）指定根本原因，以跟踪供应商绩效。

8. 岗位胜任力衔接

本 SOP 是以下专业人员的基础工具：生产、进厂质量控制（IQC）和物料管理。 无论您是在装卸码头接收货物的人，还是为生产准备料桶的操作员，您都是第一道防线。

Zentrum24 的招聘经理寻找“质量纪律”——识别不符合项的能力、叫停流程的诚信，以及按所述使用 ERP 和 QMS 系统的技术素养。掌握本程序表明您已准备好维护世界级生产设施的 SISPQ 标准。