User Requirements Specification (URS) Governance and Standards

培训模块：用户需求规范（URS）治理与标准

1. 学习目标

在无菌生产的高风险环境中，劳动力的准备就绪不仅仅是遵循指令的问题；它要求与管辖设施生命周期的质量标准进行战略性协调。清晰的学习成果对于确保每位专业人员都能将复杂的工程需求转化为经过验证的、合规的现实至关重要。通过掌握用户需求规范（URS）的治理，人员确保系统的设计、建造和测试都满足患者安全毫不妥协的要求。

完成本模块后，学员将能够：

• 识别根据系统影响，创建和批准 URS 所需的特定利益相关方。
• 解释需求可追溯性的必要性以及保留需求编号的强制性规则。
• 评估URS 草案，以确保需求可测试、可客观验证，并适当地指定为「关键」或「非关键」。
• 定义URS 作为强化设计审查（EDR）和确认活动主要「参照点」的作用。

这些目标充当后续技术培训的路线图，提供以 DP-MFG-FACILITY 所需精度执行 URS 活动所必需的框架。

2. 本策略在质量体系中的定位

结构化的文件层级是GxP合规的基础，充当防止运营混乱的「唯一真相来源」。若无这种清晰性，质量标准的解释将变得主观，从而导致不一致的生产结果。虽然现有源文件未涉及具体的 GMP 文件层级级别（例如策略 → SOP → 作业指导书），但这一治理文件确立了 URS 作为所有系统设计和确认的明确「参照点」。

根据策略的「概述」部分，URS 管辖我们如何界定功能、产能、可操作性和关键参数的需求。它通过为强化设计审查（EDR）和后续确认阶段提供信息，弥合了初始概念与最终验证状态之间的差距。通过将文件层级锚定于此，我们确保每一台设备和每一项公用设施都建立在有文件记录的、已批准的需求之上，从而通过技术严谨性有效地保障患者安全。

3. 本策略为何重要

URS 是一项战略性必需，它将临床和工艺需求转化为工程现实。它不仅仅是一项技术细节；它是关于「系统的性质、用途和控制」的根本陈述。若无稳健的 URS，则存在未能识别关键工艺参数的高风险，这可能导致设备无法维持无菌生产所需的必要控制或报警。

如源文件所述，URS 必须考虑「关键参数和适用的当地标准」。忽视这些细节可能危及设施的法规地位，更重要的是，危及产品质量。如果系统的需求在一开始未清晰界定，由此产生的监测或记录缺口可能对患者造成灾难性后果。因此，共享词汇和标准化治理是确保这些工程标准完美执行的唯一途径。

4. 关键术语与定义

精确的术语是数据完整性和跨职能沟通不可协商的要求。在 cGMP 环境中，使用正确的词汇可确保从质量到维护的所有部门都在同一套预期下运作。

• EP：欧洲药典；一套关于药品质量的通用标准。
• NF：国家处方集；一份包含药品标准的出版物。
• URS（用户需求规范）：一份针对设施、设备、公用设施或系统的功能、产能和可操作性指定需求的文件。
• EDR（强化设计审查）：对系统设计相对于其需求进行的书面审查。
• SIA：系统影响评估。
• SME（主题事项专家）：具有特定专业知识的个人，负责 URS 的创建和批准。
• EDMS（电子文件管理系统）：用于存储和流转正式文件的系统。
• 第三方：外部实体，包括供应商、客户和承包商。

这些定义提供了过渡到策略核心操作原则所必需的词汇。

5. 策略：逐条原则

「基于原则的监管」确保复杂系统无论其具体公用设施或规模如何都保持合规。这些原则不依赖于静态的检查清单，而是提供了一个在整个系统生命周期内维持质量的框架。

1. 利益相关方参与
   • 该原则：创建需要系统责任人/SME、验证以及质量保证（针对直接影响系统）的投入。
   • 为何重要：这种跨职能协作确保从第一天起技术准确性就与合规性和可测试性相平衡。
2. 「是什么」与「如何做」
   • 该原则：需求必须聚焦于需要什么，而不规定如何实现。详细程度必须与系统的「规模、复杂性和风险概况」相匹配。
   • 为何重要：这可防止不必要的技术约束，并允许供应商提供最有效的工程解决方案。
3. 可测试性与关键性
   • 该原则：所有需求必须可测试或可客观验证，并指定为「关键」或「非关键」。
   • 为何重要：关键需求必须在调试和确认过程中可追溯，以证明系统适合其预期用途。
4. 法规一致性
   • 该原则：本策略强制要求遵守「GAMP 5, Good Automated Manufacturing Practices Guidelines, Version 5」、「Title 21, Code of Federal Regulations, Part 11（21CFR, Part 11）」以及「ICH Q7, Good Manufacturing Practice Guide for Active Pharmaceutical Ingredients」。
   • 为何重要：逐字遵守这些国际标准可确保 DP-MFG-FACILITY 满足全球对自动化系统和原料药生产质量的预期。

这些原则充当必须转化为可见的日常生产证据的理论基础。

6. 本策略如何实施与证明

对法规审计员而言，「践行策略」由其实施的审计追踪来证明。在 Zentrum24，我们强调未记录即未做。

• EDMS 使用：所有 URS 文件都必须在电子文件管理系统内管理，以提供受控环境以及所有修订和批准的清晰审计追踪。
• 模板纪律：利益相关方必须使用 EDMS 中 URS 模板的「最新生效版本」。虽然源文件允许各种格式，但使用当前模板可确保不会遗漏关键章节。
• 需求可追溯性：为支持系统可追溯性矩阵，在已批准的文件中绝不能更改需求编号。如果某项需求被移除，必须将内容替换为「已删除」一词，以保留编号顺序。
• 第三方处理：供应商文件仅在满足策略最低要求时才可接受。理想情况下，这些文件以 Word（.doc）文件上传；如果不能，则必须扫描为 PDF 并附有适当的封面页以供 EDMS 流转。

FDA 检查员将寻找证据，证明使用了最新模板版本、所有必需的利益相关方都已签署，并且可追溯性编号在每次修订中都保持完好。

7. 角色与责任

质量文化要求问责是所有职能部门共担的责任。它不能仅委托给质量保证部门。

关键说明：参与 URS 创建的所有利益相关方都有专业责任查阅与特定设备或系统相关的现行法规指南和适用行业标准。

8. 常见误解

认知偏差和经验不足经常导致合规缺口，从而造成代价高昂的 483 观察项。在 Zentrum24，我们已识别出这些常见误解：

• 误解：「无论供应商的文件如何，我们都必须始终使用我们公司内部的模板。」
  • 纠正：第三方格式只要满足策略的最低要求并通过 EDMS 正确流转即可接受。
• 误解：「我应该在修订后重新编号需求，以使文件更易于阅读。」
  • 纠正：这是一项重大的合规失败。编号必须保持静态以支持可追溯性矩阵。使用「已删除」一词来维持编号顺序。
• 误解：「URS 应为供应商提供逐步的工程指南。」
  • 纠正：URS 应聚焦于需要什么（功能、产能、可操作性），并避免对供应商如何设计解决方案过度规定。

9. 知识检验

自我评估是 cGMP 环境中确保你为生产现场的严苛做好准备的至关重要的工具。

1. 创建和批准「直接影响」系统的 URS 需要哪个利益相关方？ a) 维护 b) 质量保证 c) EHS d) 第三方供应商
2. 如果已批准 URS 中不再需要某项需求，必须如何修改它？ a) 重新编号剩余的需求。b) 删除该需求并留下空白。c) 将需求内容替换为「已删除」一词。d) 完全移除编号。
3. 判断题：URS 应就系统的工程设计尽可能详尽地规定。
4. 简答题：根据「格式」部分，接收第三方 URS 文件的首选文件格式是什么？
5. 简答题：哪些因素决定 URS 所需的详细程度？

答案要点：

1. b) 质量保证（针对直接影响系统为必需；见「URS 内容」）。
2. c) 将需求内容替换为「已删除」（以保留可追溯性矩阵的编号方案；见「修订已批准的 URS」）。
3. 错误（需求应聚焦于需要什么，而不过度规定；见「URS 内容」）。
4. Word（.doc）格式（见「一般要求 - 格式」）。
5. 详细程度根据与系统相关的规模、复杂性和风险概况而有所不同（见「URS 内容」）。

10. 岗位就绪关联

理解 URS 治理可使你从「工人」提升为「GMP 专业人员」。在诸如 DP-MFG-FACILITY 之类的设施中，招聘经理期望候选人理解质量始于文件，而不仅仅是产品。

严格遵守 EDMS 进行文件管理以及使用最新生效模板都是不可协商的行为。你必须能够起草「可测试」的需求——如果无法验证，就无法验证（确认）。未能维持需求编号或忽视「适用的当地标准」可能导致验证失败和严重的法规发现项。掌握这些标准就是你对卓越以及对我们所服务患者安全的承诺。

Zentrum24：质量体系与培训的卓越典范。